Jak pracovat efektivně s e-mailem? 📨
E-mail jako hlavní pracovní nástroj marketéra. Inspirace, jak s ním efektivně pracovat. Podcast o tom, jestli je Woocommerce vhodné řešení pro e-shop. Tip na jednu žlutou knížku a osobního kurátora.
Ahoj markeťáku!
V článku Druhý mozek marketéra jsem před časem trochu naťuknul téma efektivity a organizace práce. Nechci tu úplně školit osobní produktivitu (od toho je Dan), ale marketér jako vědomostní pracovník (tedy vysoce kvalifikovaný pracovník, který vykonává úkony týkající se vytváření a zpracování informací) musí mít v informacích pořádek a přehled. Jinak se z toho zblázní(š). 🤯 Ať už přímo pracuješ jako markeťák nebo máš vlastní business a marketing si děláš svépomocí. Proto jednou za čas popíšu nad rámec marketingu i některé zásadní pracovní návyky, které jsem si osvojil a které mi pomáhají se v každodenním návalu práce neutopit.
Moderní marketér je člověk, který balancuje mezi marketingem, reklamou, prodejem, psychologií, grafikou, webdesignem a analytikou v rybníčku svého oboru. A všechny tyto znalosti by měl studovat a pečovat o ně. Současně také řeší mnoho úkolů - často paralelně, ve kterých se musí vyznat.
I přes spousty super aplikací ulehčující organizaci práce tu je jeden nadčasový, přes který proudí většina informací. Jo, starý dobrý e-mail. 📧 (O jeho využití v marketingu jsem povídal v této epizodě podcastu.) Připravil jsem ti krátkou inspiraci, jak s e-mailem pracovat při každodenním používání.
👑 Hlavní pracovní nástroj a primární inbox
Pokud v týmu nepoužíváte pro komunikaci nějakou cool appku (jako Slack nebo Basecamp), asi používáš klasicky e-mail. A dost dobře je to tak tvůj hlavní pracovní nástroj. Pro mě teda určitě je. Využívám výhod asynchronní komunikace s okolím a vše si nechávám posílat na něj. Nemusím si tak úkoly nosit v hlavě, jen si je pak z e-mailu přesunu do úkolníčku a přiřadím jim termíny. V e-mailu lze pohodlně udržovat vlákna konverzací, vyhledávat a posílat přílohy nebo sdílet okomentované odkazy. Jen je potřeba udržovat systém a pořádek. 🧹
📧 Přesun na Gmail mi zvýšil produktivitu
Před několika lety jsem s pomocí (a na radu) Pavla Mináře zmigroval na Google Workspace a jsem za to moc rád. Zejména v kontextu e-mailu to byl výrazný krok kupředu. Kam se hrabe nativní Applí Mail appka! Měsíčně mi chodí stovky až tisíce e-mailů a dost jsem se v nich topil. Hledal jsem lepší způsob organizace práce a vyladit si už ten vstup bylo zásadní zlepšení. Co se mi na něm nejvíc líbí a jak jej používám? Zkusím to vzít po těch zásadních bodech.
🔎 Rychlé vyhledávání
Vyhledávání a filtrování je prostě perfektní. Cokoliv vmžiku dohledám - i mnoho let zpátky. Víš, ale že můžeš použít různé operátory a klávesové zkratky, které ti pomohou rychleji nalézt, co potřebuješ?
from: - Vyhledá e-maily od určitého odesílatele, např.
from:jan@example.com.to: - Vyhledá e-maily poslané určité osobě, např.
to:petra@example.com.subject: - Vyhledá e-maily s určitým předmětem, např.
subject:zpráva.label: - Najde e-maily s určitým štítkem, např.
label:práce.has:attachment - Najde e-maily s přílohami.
before: a after: - Vyhledá e-maily před nebo po určitém datu, např.
before:2023/12/01 after:2023/11/01.is:unread - Vyhledá nepřečtené e-maily.
is:starred - Vyhledá e-maily označené hvězdičkou.
in:trash - Vyhledá e-maily v koši.
in:drafts - Vyhledá koncepty e-mailů.
🏷️ Štítkování e-mailů
Zprávy si třídím. Gmail nemá složky, ale štítky. Mám tedy vytvořené barevně odlišené štítky pro rozlišení různých témat zpráv. Používám jich 15. Například: Poptávka, Zadat do účetnictví, Nachytření, Zaplatit, Systémové zprávy a notifikace… Tím si hned vyfiltruji oblast, kterou chci.
🔀 Pravidla a filtry
Abych nemusel štítky přiřazovat ručně, využívám pravidla a filtry pro jejich automatické přiřazování. Díky tomu mi tak například všechny stavové e-maily z webů na WordPressu nespamujou inbox, ale oštítkují a skryjí se hned, jak přijdou. A naopak poptávkové e-maily mi skočí hezky barevně zvýrazněné do prioritní pošty. Odebírám dost obsahových newsletterů, ale čtu je až v blocích, když na ně mám čas. Ne hned, jak přijdou. A díky štítku “Nachytření” můžu snadno vyfiltrovat všechny nepřečtené a začít číst.
⏳ Odložené odesílání e-mailů
Funkcionalita plánování odesílání e-mailů je pro mě velmi zásadní. Znáš tu situaci, kdy makáš, odesíláš mejl za mejlem a místo abys měl hotovo, hned se ti vrací odpovědi? Často je to vysilující. A tak když pracuji třeba později večer nebo přes víkend, nastavuju odesílání zpráv až na ráno následujícího pracovního dne. Podaří se mi tak odbavit všechny úkoly a nepodporuji konverzace mimo pracovní dobu.
🗓️ Odkládání neurgentních zpráv
Další skvělou funkcí v Gmailu je “odložení“. Zprávu si nechám doručit v čase, kdy se jí budu chtít věnovat. Tedy pokud se úkolu věnuji za tři dny, odložím si jej - a nestraší mi v inboxu. I to je krok blíž prázdné schránce. Co tak sleduju, jen málo lidem se daří skutečně dodržovat “inbox zero”. Není to tak dávno, kdy mi denně ve frontě strašilo 100+ nevyřízených e-mailů. To bylo na palici. 🤯 I to přispělo k syndromu vyhoření, o kterém jsem vyprávěl v jednom z předchozích dílů podcastu.
🎯 Na dotazy odpovědět, úkoly hned poznačit mimo e-mail
Na dotazy odpovídám a na vše ostatní se snažím dodržovat “pravidlo 2 minut” - tedy co je na chvilku udělám hned, jakýkoliv další úkol (mimo urgentních), si přenesu do Todoistu a přiřadím mu prioritu, datum splnění i délku plnění, kterou mu vyhradím. Dané vlákno konverzace z úkolu propojím odkazem do Gmailu v popisku. Díky propojení Todoistu s kalendářem se mi tak rovnou plní kalendář a já vím, kdy jsem schopen co udělat a kdy už mám plno. Ale o tom zase někdy příště. 😉
🧹Archivace vyřízených e-mailů
Pomocí archivace (ne mazání) vyřízených e-mailů mám schránku uklizenou a vidím jen zprávy vyžadující mou reakci. Tedy nejpozději při úklidu na konci týdne archivuji vše, co je uzavřeno a vyřízeno.
✍🏻 Vyladěný podpis
Aktivně pracuji se svým podpisem, ve kterém mám třeba odkaz na přímou rezervaci schůzek napojenou na můj kalendář nebo napsané v jakém čase se mi lidé dovolají na telefon.
🌡️ Možnost integrací dalších služeb
Na Gmail se snadno dají napojit další služby, jako třeba Dropbox, Todoist nebo analytický nástroj EmailMeter díky kterému mám přehled o rychlosti vyřizování e-mailů a jejich počtech. Marně jsem hledal jinou službu, která by mi to umožnila. Chtěl jsem vědět, jak pružně odpovídám. EmailMeter mi to umí říct i v rámci jednotlivých adres nebo časových úseků.
📎 Přílohy a sdílení dat
Snažím se posílat přímo v e-mailu jen minimum příloh. Pracuji s daty na Dropboxu, tak klientům posílám odkazy ke stažení. A i od nich vyžaduji striktní využívání služeb jako Wetransfer nebo Úschovna pro sdílení velkých souborů nebo využití jejich cloudů. Trpělivost mi došla, když mi klient poslal e-mailem 250MB přílohu. 😡 To se mi schránka zaplnila, ani jsem nevěděl jak.
🗂️ Pravidelné týdenní úklidy
No a aby se mi tento systém povedlo dodržovat, na konci každého týdne mám ještě vyhrazený čas cíleně na úklid a revizi.
🎙️ Nová epizoda podcastu o tom, jestli je WooCommerce vhodné řešení pro e-shop
WooCommerce je plugin pro WordPress umožňující tvorbu e-shopu v rámci vašich stránek. Využívá jej více než 6,5 milionu webových stránek na internetu.
Samotný plugin WooCommerce je každý den stažen nejméně 30 000krát a celkově byl dosud stažen více než 211 milionkrát.
V červenci 2022 měl WooCommerce nejvyšší podíl na trhu mezi platformami pro elektronické obchodování, který celosvětově činil 36,68 %.
1 z 5 webových stránek postavených na WordPressu používá WooCommerce. Existuje pro něj více než tisíc dalších rozšíření.
Údajně 23 % veškerého elektronického obchodu na internetu jde přes e-shopy postavené na WooCommerce.
A právě o něm bude dnešní epizoda. Je dobrý nápad chtít postavit na něm e-shop nebo ne? 💡 Audio verzi i komplet přepis s odkazy na všechny zdroje najdeš tady:
🎧 Poslechni si epizodu tady na Substacku, na mém webu, Spotify, Apple Podcasts, Google Podcasts nebo na YouTube. (Prostě kdekoliv.)
🔒 Novinka pro předplatitele
Můžeš se těšit na velký seznam užitečných aplikací pro marketéry, který v těchto dnech dokončuji a brzy se objeví jako další bonus v sekci pro předplatitele. 🤗
📒 Tip na pořádně tlustou knihu o brandingu
Žltá kniha budovania značky - Michal Pastier
Pravděpodobně už jsi o ní slyšel - vzbudila hodně pozornosti. A po nějakých dvou měsících od vydání už je téměř vyprodaná a řeší se dotisk. 🤯 Hned jsem si ji taky koupil a louskám první kapitoly.
Je to konečně kniha, která spojuje brandbuilding a efektivní podnikání do jednoho celku a odpovídá na zásadní otázku současnosti: „Jak zaujmout a prodat ve světě chaosu a vteřinové pozornosti?“ Kniha pro všechny, kteří přemýšlejí o vybudování nové značky, transformování stávající firmy, produktu nebo sama sebe. Krok za krokem a bez bullshitu. Není v ní zbytečně všechno, ale je v ní všechno, co lze rychle využít a vyzkoušet.
Autor Michal Pastier je podnikatel, investor a marketér s více než patnáctiletou praxí, jehož týmy byly již při více než 250 projektech nových značek. Své zkušenosti zpracoval na více než 600 stranách do tří fází a dvanácti principů, které umí využít každý (kmen značky, ulice značky, maják značky, vzducholoď značky a mnohé další). Autor je praktik a představuje konkrétní lekce, jasné kroky i upozornění na pasti či drahá rizika a dá nové inspirace s více než dvěma stovkami obrázků, grafů a příkladů. Žlutá kniha budování značky tě nejen naučí, jak vydělat víc, ale zejména ušetří mnoho času, energie a finančních rezerv tím, že vám pomůže vyhnout se drahým a zejména naprosto zbytečným chybám.
Tato kniha je pro všechny, kteří nechtějí filozofovat, co je to značka, ale znát odpovědi na praktické otázky:
Co mám při rozjíždění značky reálně dělat?
Na co si dát pozor?
Jak postavit vlastní značku rychle a efektivně?
Jaké jsou konkrétní kroky pro různé fáze firmy nebo projektu?
Co funguje dlouhodobě a co je jen trend, móda, hype?
Co má největší dopad na efektivní komunikaci?
Proč si firmy právně chrání i své barvy?
Jak odlišit věci podstatné od věcí naléhavých?
Jak nespekulovat a makat.
🎙️ Doporučuju si taky poslechnout tento zajímavý rozhovor s Michalem Pastierem na téma ”Jak se budují značky v době chaosu a nepozornosti”:
📣 Líbí se ti Sám sobě marketérem?
Budu rád, když ho doporučíš i dalším zájemcům o marketing, kteří o něm ještě neví.
💡 Tip na appku, která za tebe bude sledovat, co se kde na internetu šustne
Pomocí bezplatné aplikace MailBrew můžeš snadno sledovat mnoho zdrojů obsahu. Souhrn toho hlavního ti pak pošle podle zvoleného harmonogramu na e-mail nebo vystaví na speciální adresu.
Jednotlivé zdroje (newslettery, články, podcasty, videa, příspěvky na sociálních sítích…vlastně asi cokoliv, co je na webu veřejně viditelné), pořadí i frekvenci zasílání si můžeš nastavit podle sebe (a průběžně si to můžeš upravovat). Můžeš mít přehledů i více - dle různých témat nebo oblastí (práce, záliby…). Super je, že tyto přehledy (byť jsou defaultně soukromé) lze sdílet s ostatními a vytvořit si takový vlastní kurátorský zpravodaj.
Konečný přehled pak může vypadat třeba jako tato ukázka.
Těším se zase za dva týdny, 👋🏻
Honza Barbořík
marketér s duší grafika
💛 Pokud se ti newsletter líbí, budu rád, když se o něj podělíš s dalšími lidmi, které by mohl zaujmout.