Hesla a přístupy: Zbytečné starosti, kterým se dá předejít

🎙️ Podcast o online marketingu a podnikání

Dnešní povídání bude o heslech a přístupech k nejrůznějším službám a jak si ušetřit naprosto zbytečné starosti. Co chvíli totiž s klienty řeším, že z nejrůznějších důvodů přišli o přístup k některé službě, kterou využívají. Jsou to pak často zbytečné tahanice, kterým se dalo předejít.

Stává se pomalu normou, že pokud na internetu využíváte nějakou službu, bývá napsaná na jeden hlavní účet, ke kterému si pak můžete přizvat spolupracovníky, nad jejichž právy máte plnou kontrolu. Ve chvíli, kdy jim chcete možnosti přihlášení upravit si to pak kdykoliv můžete udělat sami. Kde to takhle jde, dělejte to prosím. Bývá to samozřejmostí u sociálních sítí, inzertních platforem, v administraci webhostingu i webových stránek nebo e-shopu.

Je pochopitelné, že pokud se tomu nevěnujete, nemáte šanci spoustu věcí domyslet do důsledků hned na začátku a pokud vám to nikdo neřekne, ani vás nenapadne, že je něco špatně. Přeji i vám narazit jen na férové dodavatele a nemuset nic z toho řešit. 

Tento článek bude o heslech a přístupech k nejrůznějším službám a jak si ušetřit naprosto zbytečné starosti. Co chvíli totiž s klienty řeším, že z nejrůznějších důvodů přišli o přístup k některé službě, kterou využívají. Jsou to pak často zbytečné tahanice, kterým se dalo předejít.

Zkusím teď konkrétně zmínit nejčastěji řešené situace, kdy lidé ztratili přístupy nebo na ně někdo touto formou vyvíjí nátlak.

Doména a webhosting

Abyste mohli mít webové stránky na nějaké konkrétní adrese, je potřeba si ji pronajmout, pokud je volná. Nestojí to mnoho – řádově nižší stokoruny za rok. Při objednávce pronájmu se pak zadávají kontaktní údaje držitele, na kterého je doména psaná. Doména se objednává přes nejrůznější zprostředkovatele, jako jsou například Český hosting, Websupport, Forpsi, Czechia a podobně. Tyto informace se pak propíší do národního registru domén dostupného na adrese www.nic.cz Už tyto kontaktní informace by měly být určitě na vás – i v případě, že vám její koupi zajišťuje kdokoliv jiný (například agentura). 

Při registraci si pravděpodobně budete doobjednávat k webovým stránkám i webhosting (tedy uložení souborů webu) a služby poštovního server, abyste mohli využívat e-maily s adresou vaší domény. U dříve zmíněných služeb díky nákupu budete mít zřízeny přístupy k celé správě domény, hostingu i e-mailů. Tam si budete moct založit nový e-mail, měnit k němu heslo, doobjednat novou doménu nebo registraci stávající domény zrušit. Také vám budou vystavovat za tyto služby faktury a jim je budete platit. Je tedy nezbytné, abyste tam měli přístupy. Jak jsem zmínil na začátku, u většiny těchto účtů lze přizvat spolupracovníky tak, abyste měli kontrolu nad tím, kdo se vám tam může přihlásit a co tam může dělat.

V praxi se setkávám se situacemi, kdy si neznalý člověk nechá od někoho vytvořit stránky, ten pak všechny tyhle registrace udělá na sebe a pokud dojde časem k nějaké rozepři nebo požadavku na ukončení spolupráce, není moc pák na to, jak přístupy získat. Tím spíše, pokud je i doména chybně napsaná na dodavatele stránek – ne na klienta.

V případě, že doména je psaná správně na klienta lze naštěstí zažádat o zaslání hesla pro převod právě u správce domény na www.nic.cz, díky kterému lze doménu převést pod nový účet jinam. Heslo pro převod je poslané na kontaktní e-mail uvedený při registraci, je tedy potřeba jej tam zadat správně. Druhá možnost je přes notáře. V případě, kdy by doména byla celá napsaná na dodavatele stránek se obávám, že by to bylo v hraničním případě na soud – a to jen při charakteristickém názvu prokazatelně spojeném s klientem – například název firmy shodný s doménou. 

Pokud máte nebo chcete mít webové stránky postavené na pronajatém řešení, jako je Shoptet nebo Webnode, pak webhosting potřebovat nebudete – ten je zahrnut v poplatku za pronájem řešení. I tak ale mějte účet s doménou (a případně s e-maily) pod vlastní kontrolou.

Přístupy na sociální sítě a k účtům služeb

Existují také případy, kdy někdo založil profily na sociálních sítích a majitele firmy (tedy zadavatele) tam jen přizval s omezenými právy. Ten pak nemá vliv na přítomnost původního zakladatele a je mu vydán na milost, že jej o profil nepřipraví. Mělo by to být přesně obráceně. Založit by měl profil skutečný majitel a jen tam spolupracovníka přizvat s patřičnými, nižšími oprávněními. Vše lze pohodlně nastavit třeba ve Facebook Business Manageru.

Stejné je to také u služeb jako například Google Analytics, Google Business, Google Ads, Sklik, Firmy.cz a podobně. Časem pravděpodobně prostřídáte více spolupracovníků nebo kolegů, tak ať vám služba neodejde s někým z nich.

A nemusí se hned dít kriminálka, že vás někdo o profil obral – jen ho třeba někdo založí, pak se zapomene kdo, protočí se v týmu pár lidí a už netušíte, jak se k němu dostat. Už jsem u takových situací také byl.

Přístupy na web nebo do e-shopu

Pokud si necháváte od někoho vytvořit webové stránky na WordPressu nebo nějakém pronajatém řešení, jako je Webnode, Webflow a podobně, určitě chtějte mít plná práva na přístup. Není důvod, aby vám je dodavatel upíral. Byť se o to někteří snaží. Jejich cílem tak může být snaha o násilné bránění ukončení spolupráce a vytváření dojmu nepostradatelnosti, aby na nich byl klient závislý s každou sebemenší úpravou. Z mého pohledu to není fair play a odmítám takový přístup. Jako podnikatel chci mít možnost vybírat si partnery pro spolupráci a spolupracovat s nimi protože chci – ne protože musím. 

Jiná situace je, pokud je web postaven na systému naprogramovaném dodavatelem. Pak je (většinou smluvně) ošetřeno, že na zdrojové soubory ani plná práva nemáte nárok a platíte pouze využívání a nastavení toho systému – nepřechází vám do vlastnictví. Což je v pořádku – vždyť proč by vám měli dávat k dispozici zdrojové kódy něčeho, na čem pracuje mnoho let tým vývojářů. V této situaci je pak důležité vědět hned na začátku pravidla spolupráce, cen úprav i co by následovalo při ukončení spolupráce.

Protože se věnuji tvorbě e-shopů na Shoptetu a jeho školení, zmíním zde konkrétně i tuto platformu. Zde opět funguje institut majitele projektu a spolupracovníků. Ti mohou mít přidělená nejrůznější, velmi podrobná, oprávnění. Lze tak vytvořit přihlášení například pro účetní, které se dostane pouze k fakturám. Skladníka, který se dostane jen k objednávkám. Kodéra, který se dostane pouze k sekcím kam potřebuje. Máte tak hezký přehled o tom, kdo kam může.

Doporučení závěrem

Z pohledu online marketingu je těch služeb, do kterých může přistupovat více lidí celá řada. Mohou to být nástroje na e-mailing, nástroje na tvorbu obsahu, analytické nástroje, ale i úložiště souborů a sdílené disky. Většinou náhodně pak s klienty narážíme na to, že k dané službě má přístupy někdo, kdo už by je dávno mít neměl. Zkouším na to upozorňovat, ale je to tak spíš nárazově. Lidi to ani nenapadne – a není se čemu divit v záplavě každodenních starostí.

Pokud bych měl doporučit, jak předejít mrzutým situacím v budoucnu, apeloval bych na jasnou dohodu a transparentní jednání hned od začátku. Ať máte přehled, co je psané přímo na vás, jak to budete platit a kdo všechno k tomu má nebo bude mít přístupy. A jak to bude při ukončení spolupráce. Služeb a přístupů k nim v čase bude jen narůstat, proto by nebylo od věci mít tabulku s jejich seznamem. Můžete do ní čas od času kouknout a projít si, zda práva na přístupy odpovídají současné situaci.

Držím vám palce, ať máte všechny přístupy pod kontrolou!